Tinh thần làm việc nhóm cũng như nhóm là các khái niệm hình thành từ rất lâu cùng với sự phát triển của loài người. Trong phạm vi một tổ chức, nhóm là đơn vị cơ bản của tổ chức. Khi nói đến khái niệm “nhóm”, thường người ta hay nghĩ đến “làm việc cùng nhau” hay “chung sức” khi mà hai hay nhiều người cùng phối hợp công việc và nhìn về một hướng. Tuy nhiên, điều này không phản ánh hoàn toàn đúng nội hàm của “nhóm” (thuật ngữ trong Tiếng Anh: team). Một số tài liệu có sự phân biệt giữa nhóm và đội. Tuy nhiên, trong bài giảng này chúng tôi không đi vào tìm hiểu sự khác biệt về ngôn ngữ đó. “Nhóm” được sử dụng rộng rãi trong ngôn ngữ doanh nghiệp và do đó chúng tôi coi “nhóm” là thuật ngữ tương đương với “team” trong Tiếng Anh. Katzenbach và Smith (1993) định nghĩa nhóm (team) là 1 số nhỏ các cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau, cam kết thực hiện một mục đích, mục tiêu hoạt động chung theo cách họ cùng chịu trách nhiệm. Theo định nghĩa này, có một số điểm cần lưu ý như sau:
- Yếu tố cơ bản của nhóm là cam kết chung. Không có điều này, nhóm sẽ hoạt động như các cá nhân đơn lẻ. Cam kết chung này đòi hỏi các thành viên trong nhóm có mục đích chung như “niềm tự hào công ty”, “dịch vụ khách hàng tuyệt hảo”, “thoả mãn nhu cầu khách hàng”… Căn cứ trên mục đích chung, nhóm sẽ xác định các mục tiêu hoạt động cụ thể. Ví dụ như “dịch vụ khách hàng tuyệt hảo” sẽ được nhóm xác định thành các mục tiêu hoạt động như tăng tỷ lệ phản hồi tích cực của khách hàng từ 60 lên 80% hay giảm thời gian xử lý đơn hàng bằng 80% mức hiện thời.
- Quy mô nhóm: Việc xác định quy mô nhóm hợp lý phụ thuộc vào các yếu tố còn lại của nhóm (mục đích chung, sự bổ sung kỹ năng…) và tính chất của nhiệm vụ. Như vậy, không có công thức chung và duy nhất cho con số thành viên trong nhóm. Một số nghiên cứu sau đây cho thấy quy mô nhóm có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp thường tổ chức các nhóm làm việc từ 5 – 10 người. Một số công ty có nhóm quy mô 30 người hoặc hơn nhưng trên thực tế là có trong nhóm đó lại được chia thành nhiều nhóm nhỏ. Theo Stephen Robbins, nếu nhóm có quy mô nhiều hơn 10 – 12 người việc tương tác mang tính xây dựng sẽ gặp nhiều khó khăn hơn. Đồng thời khi nhóm lớn thì khó duy trì tinh thần đồng đội để đạt kết quả ở mức cao. Do đó, Robbins khuyên rằng nên giữ quy mô nhóm ở mức 12 người và ít hơn. Một nghiên cứu ở châu Âu năm 2004 về mối liên hệ giữa quy mô của nhóm khởi sự kinh doanh và nỗ lực của nhóm cho thấy nhóm 3 người tốt hơn nhóm 5 người. Kết luận có thể rút ra là ít sẽ tốt hơn nhiều (trong xác định quy mô nhóm). Nếu nhóm quá đông thì kết quả chung đạt được không tốt bằng các nhóm nhỏ.
- Sự bổ sung các kỹ năng: Nhóm cần phát triển sự phối hợp các kỹ năng của các thành viên. Các kỹ năng thường được phân chia thành các nhóm sau:
- Kỹ năng chuyên môn hoặc kỹ thuật: Ví dụ như nhóm phát triển sản phẩm mới chỉ bao gồm nhân viên marketing hay kỹ sư sẽ không hoạt động hiệu quả bằng nhóm bao gồm cả hai.
- Kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề: Nhóm cần nhận diện vấn đề và cơ hội, đánh giá các phương án và sự đánh đổi, quyết định cách giải quyết. Đa phần các nhóm cần các thành viên có các kỹ năng này ngay từ khi bắt đầu nhóm. Một số thành viên khác có thể phát triển các kỹ năng này thông qua công việc.
- Kỹ năng tương tác với người khác: Mục tiêu chung và sự thấu hiểu không thể có trong nhóm nếu không có truyền thông hiệu quả và giải quyết xung đột một cách xây dựng – điều này phụ thuộc nhiều vào kỹ năng tương tác với người khác. Kỹ năng này bao gồm: sự chấp nhận rủi ro, góp ý mang tính xây dựng, khách quan, lắng nghe chủ động, ghi nhận lợi ích và thành tựu của người khác…
Tuy nhiên, không nhất thiết các thành viên trong nhóm phải có tất cả các kỹ năng cần thiết trong giai đoạn đầu. Trong nhiều trường hợp, các thành viên được lựa chọn vào nhóm bởi vì tiềm năng của họ và khi làm việc trong nhóm họ sẽ được phát triển và rèn luyện kỹ năng cần thiết.
- Cam kết của nhóm tới cách tiếp cận chung hiểu theo nghĩa là cách các thành viên làm việc cùng nhau để thực hiện mục đích. Các thành viên trong nhóm phải đồng ý về định hướng, cam kết và ai làm việc gì, kế hoạch như thế nào, kỹ năng nào cần phát triển, cách nhóm ra quyết định và điều chỉnh quyết định… Nói ngắn gọn, đó là sự đồng thuận về các công việc và cách phối hợp kỹ năng cá nhân và trọng tâm vào kết quả của nhóm. Như vậy, cả nhóm (không phải chỉ là một vài thành viên) cùng làm việc với nhau theo cách thống nhất để tạo ra kết quả chung cho cả nhóm. Đây cũng là yếu tố dẫn dắt kết quả nhóm.
- Trách nhiệm chung: các thành viên trong nhóm có trách nhiệm liên đới với nhau “chung cùng một thuyền”. Khi nhóm chia sử mục đích chung, mục tiêu chung và cách tiếp cận, trách nhiệm chung sẽ được hình thành như một yếu tố tự nhiệm. Trách nhiệm xuất phát từ và tăng cường thời gian, nỗ lực và hành động của nhóm. Khi các thành viên làm việc cùng nhau hướng đến mục đích chung, niềm tin và sự cam kết sẽ là yếu tố theo sau. Theo đó, nhóm sẽ có mục đích và cách tiếp cận chung và các thành viên sẽ có trách nhiệm cá nhân và tập thể đối với kết quả của nhóm. Trách nhiệm chung sẽ tạo ra phần thưởng của thành tựu chung của nhóm mà các thành viên sẽ chia sẻ với nhau.